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Atibaia Sem Papel proporciona mais agilidade, eficiência e transparência dos documentos protocolados

Publicado em 29/12/2019 Editoria: Tecnologia sem comentários Comente! Imprimir


Arte Secom

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Implantação de sistema digital pela Prefeitura já proporcionou economia de mais de 270 mil impressões

No início de novembro a Prefeitura da Estância de Atibaia implantou o Programa Atibaia Sem Papel em toda a Administração Municipal. A novidade oferece aos funcionários e à população uma plataforma para Protocolo Digital de Documentos, com economia aos cofres públicos, preservação do meio ambiente com redução do uso do papel, além de mais agilidade, eficiência e transparência nos processos. Desde o lançamento do sistema, com a publicação do Decreto nº 8.997/19 (em 6 de novembro), até a manhã desta sexta-feira (27) já haviam sido gerados 48.748 documentos oficiais, economizando cerca de 273.876 impressões.

O sistema foi desenvolvido pela 1Doc, maior Govtech do Brasil, com mais de 11 milhões de usuários, presente em 14 estados e mais de 150 municípios. Ele consiste em uma ferramenta básica e intuitiva para envio e recebimento oficial de documentos no setor público, capaz de representar vários processos físicos em uma única plataforma digital, por meio de uma interface simples, otimizada e oficial. Com os trâmites em meio digital, a estimativa da Prefeitura é de uma economia do custo direto para o município de R$ 14.000/mês e do custo indireto de R$ 103.000/mês.

Na Plataforma 1Doc, a demanda chega pelo site da Prefeitura ou é lançada internamente via documento (memorando, circular, ofício, etc). A partir disso, tudo é organicamente resolvido entre os setores envolvidos e não é necessário imprimir documentos para garantir o caráter oficial de uma comunicação.

Após o envio pelo remetente, o setor destinatário recebe o documento imediatamente e, a cada resposta ao encaminhamento, é criado um novo despacho. Também é possível anexar arquivos e acompanhar quem já leu, garantindo total transparência ao processo interno.

Ao solucionar determinada solicitação, também é possível marcá-la como resolvida, dando ciência a todos os envolvidos. Os dados permanecem protegidos e não podem ser alterados, com uma sequência única de numeração para toda a Administração Municipal. Além disso, todos os trâmites também podem ser acompanhados e realizados pelo celular.

A Plataforma 1Doc ainda conta com indicadores de trabalho, dados que são gerados de acordo com a utilização do sistema. Há o indicador Eficiência, que mede a porcentagem de todos os documentos marcados como resolvidos pelo setor; o indicador Engajamento, que aponta a porcentagem de todos os documentos lidos pelo setor; e o indicador Qualidade, apresentando a média das notas recebidas pelo setor conforme avaliação dos solicitantes atendidos.

Atualmente, o sistema digital conta com 600 setores listados e 968 usuários cadastrados. Além disso, há mais de 300 serviços disponíveis, garantindo mais sustentabilidade, economia e agilidade em Atibaia.

O serviço de atendimento à população continua sendo disponibilizado normalmente em toda a Administração Municipal. No entanto, os munícipes que procuram a Prefeitura estão sendo orientados a utilizar os serviços disponíveis na nova ferramenta digital, evitando filas e garantindo mais comodidade e menos burocracia. Para acessar o sistema digital o usuário deverá realizar um cadastro no site .

› FONTE: Atibaia News (portalatibaianews.com.br)


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